北海道文教大学

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課外活動手続き書類

〇継続、解散等、団体運営に係わる手続き

様式名称説明
Excel形式「団体活動継続願」 次年度、引き続き活動をする場合に提出
  • 提出期限:
    継続しようとする年度の4月末までに学生課へ提出すること
  • 注意事項:
    期日までに提出がない場合は解散とみなす
    ②継続届提出後の部員変更は団体構成員名簿のみ提出すること(随時)
Excel形式「団体解散届」 年度の途中に団体を解散する場合に提出
  • 提出期限:随時
Excel形式「団体結成願」 団体を新設する場合に提出
  • 提出期限:
    ①前期に結成する場合は、前年度の2月末日まで
    ②後期に結成する場合は、当該年度の8月末日まで
Excel形式「団体変更届」 団体代表責任者、顧問教員を変更する場合に提出
  • 提出期限:随時
  • 注意事項:
    変更前の代表、旧顧問の押印が必要
    休退学、退職等の場合があり、旧代表及び旧顧問と連絡が取れなくなる場合があるため、春季休業期間前の1月までには各当人の動向を確認すること
Excel形式「昇格申請書」 愛好会、または、同好会からの昇格を希望する場合に提出
  • 提出期限:前年度12月から当該年度1月末日まで
  • 注意事項:
    ①承認された場合は次年度から昇格する
    ②過去の活動実績、団体構成人数等を勘案のうえ審議する
    ③同好会への昇格は、愛好会として1年間以上の実績を有していること
    ④部への昇格は、同好会として2年間以上の実績を有していること
Excel形式「学外監督・コーチ申請書」 学外の監督またはコーチを依頼したい場合に提出
  • 提出期限:
    ①次年度から依頼する場合は、前年度の9月末日まで
    ②継続で依頼する場合は、当該年度の4月末日まで
  • 注意事項:
    ①監督またはコーチいずれか1名が、助成金の対象となる
    ②審議のうえ、許可された場合は、次年度から助成対象となる
Excel形式「サークル会館使用願」 サークル会館の使用を希望する場合に提出
  • 提出期限:使用したい年度の4月末日まで
  • 注意事項:
    ①使用願いは、毎年、提出が必要
    ②使用できるのは、「部・サークル」の格付けとなる団体に限る
    ③使用頻度が低い団体については、使用願が提出されていても、使用目的等についてヒアリングを実施して、使用許可の判断をする

〇日々の活動に必要となる手続き

様式名称説明
Excel形式「教室等使用願」 大学の施設を使用する場合に提出
  • 提出期限:使用を希望する前月の第3金曜日までに学生課へ提出
  • 注意事項:
    平日の5講目終了時間帯以降、①体育館 ②グラウンド ③サッカー場 ④テニスコートを使用する場合は、当使用願の提出は不要(これらについては、各期初めに使用を希望する団体が集まり、割当を決めます)
Excel形式「学外活動届」 学外で活動する場合に提出
  • 提出期限:
    学外で活動する前月の第3金曜日までに学生課へ提出
    (例)大会に参加、他大学で練習試合 など
  • 注意事項:
    事前に届出がなければ、下記の場合、大学が加入している保険は適用とならないので注意すること
    ・自身が怪我した時(学研災)・他人に怪我を負わせた時、物を壊した時(学研賠)
Excel形式「行事等実施許可願」 学内で特別な使用をする場合に提出
  • 提出期限:
    行事等を行う前月の第3金曜日までに学生課へ提出
    (例)学内演奏会。学内で練習試合 など
Excel形式「活動報告書」 「学外活動届」及「行事等実施許可願」の報告書として提出
  • 提出期限:活動終了した日から1週間以内に学生課へ提出
Excel形式

「印刷物等発行・配布・掲示願」

印刷物を掲示や配布などをする場合に提出
  • 提出期限:随時
  • 注意事項:
    内容によっては、提出から1週間の審議の時間がかかります
    (例)部員募集のポスターの掲示、演奏会告知ポスターの掲示、部発行の冊子配布など